インターネットが当たり前のように使われるようになった今の時代、自社のホームページを所有するのは当たり前のこととなっています。
そして、お客様と直接会うことなく受注からお渡しまで終わってしまうというケースが、ネット通販を中心に圧倒的に増えました。
そういった時代の流れの中で、重要な位置を占めるのが「メール」というツールです。
ところで、メールをより効率的に、ミスなく使うための方策をあなたは取っているでしょうか？
メールフォームを利用しているのに、目視で確認して一通ずつ返す必要はあるのか？
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セミナー事務局担当スタッフとは言うもののその会社に就職したのではなくて、セミナー事務に関する業務を外注先である私に委託するという形。
引き継ぎ前からメールフォームが活用されており、申し込むお客様からすれば何のストレスもない状態でした。
ですが、業務がスタートするというタイミングで見たのは、大量にあるメールのテンプレート。
日々、メールフォームを通じて受講の申し込みが入ってくるので、その中から
- 適切な内容のテンプレートを選び
- 申し込んだ方に対して一通ずつ手作業でセミナーの詳細についてメールを送付する
このような手順で仕事は進められていました。
これを見た私が感じたことは
「この方法は効率が悪いしミスは避けられない。同じ文面を送信するだけなら自動化できるはず」
というものでした。
便利な自動返信機能を活用する
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このような自動返信のシステムは、大企業にしか導入できないものでは決してありません。
簡易なものだと、年間5,000円もあればメールフォーム付きの自動返信システムを使うことができます。
（無料のメールフォームもありますが、信頼性に欠けるのでお勧めしません。）
自動返信を取り入れることで、
- 即時で返信ができる
- 正しい文面でのメール送信が可能
これらのメリットを手に入れることができます。
また、先日お話ししたメール返信の時間が取れないひとり社長や個人事業主のケースにも、自動返信システムは威力を発揮します。
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- メールを受け取ったこと
- 受け取ったメールに対する返信は、後からになること
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「自動返信だから融通が利かなくて使えない」ではなく、「同じ文面のメールを素早く、確実に送ることができる」
こういった視点で自動返信を見直すと、「かなり使える」という感があるのではないでしょうか。
問い合わせのハードルを下げ、欲しい情報を確実に入手するためのメールフォーム
また、自動返信機能付きメールフォームを利用すると、すぐに返信メールが送られる他にあと2つのメリットがあります。
それは、
- 問い合わせに至るまでの障害が低くなる
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興味があっても問い合わせをしない、驚くべき理由
誰かに問い合わせのメールを送る場面を想像してください。
もしも最初から文面を作成しなければならないとしたら、余程の必要を感じない限り文字を入力する手が止まるのではないでしょうか？
特にスマートフォンからの場合、長文を入力するのは一苦労です。
そして、人間は面倒なことは嫌いなので、どうしたらいいかを自分で考えなければいけないシーンでは「回れ右」という選択をしてしまいがちなのは、あなたにもお心当たりがあるでしょう。
商品に興味を持った方に対して「こうすればいい」を明確に示すことで「問い合わせる」という行動を起こすまでのハードルは確実に下がります。
メールフォームを設置しておくだけで、お問い合わせが増える。
設置の手間さえかければ、あとはそのまま置いておくだけでOKです。
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セミナー事務局代行を数多く手がけてきた中で私が見聞きした、メールフォームを使わないことによる「困った」はたくさんあります。
その中でも代表的なものが、名前、住所、電話番号といった、基本的な情報が書かれていない申し込みメールをいただくことです。
「そんなバカな」と思われるかもしれませんが、実際に起きていたことです。
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解決法は、あなたが必要とする情報を項目として設置するだけです。
一例を挙げると、事務代行会社であればTS-111 KIT シグマ リング型三脚座 TRIPOD SOCKET「TS-111 KIT」を利用しています。
それほど細かい情報は収集しないものの、お問い合わせいただいた方の基本的なニーズはあらかじめ把握しておきたい。
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「依頼したい内容を先に知ることで、的確な返答ができる」という仕組みです。
まとめ
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Web検索をして見つけたメールフォームを利用するだけで、十分に役割を果たしてくれます。
ですが
- 調べる時間がない
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- どのような項目を設定したらいいかが分からない
- 作成したメールフォームの運用を任せたい
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これを実現するのが事務代行・秘書代行サービスです。